Διάρθρωση του αρχείου

Το αρχειακό υλικό έχει ταξινομηθεί σε τέσσερις θεματικές κατηγορίες με τέτοιο τρόπο, ώστε να μην υπάρχει μεγάλη απόκλιση από την αρχική ταξινόμηση του, για να διαφυλαχτεί η ιστορικότητά του και για να είναι δυνατή η επεξεργασία του.
Οι κατηγορίες αυτές είναι οι εξής:

  1. Θέματα «Δ.Ε.Π.»
  2. «Διοικητικά» Θέματα
  3. «Φοιτητικά» Θέματα
  4. «Φ.Ε.Κ.»

Το υλικό που περιέχεται στους φακέλους των τριών πρώτων κατηγοριών, έχει ταξινομηθεί, οι φάκελοι έχουν αριθμηθεί και τοποθετηθεί κατά αύξοντα αριθμό στις γυάλινες προθήκες. Ο τίτλος του κάθε φακέλου και των υποφακέλων του έχει καταγραφεί σε ηλεκτρονική μορφή, ώστε να είναι εύκολη η πρόσβαση στο περιεχόμενου του αρχείου και η αξιοποίησή τους στη συνέχεια.

Κατηγορία 1: «Δ.Ε.Π.»

Η πρώτη κατηγορία ασχολείται με θέματα των Δ.Ε.Π. και περιλαμβάνει προκηρύξεις και αιτήσεις για την πλήρωση κενών θέσεων Δ.Ε.Π., δικαιολογητικά και εργασίες των μελών Δ.Ε.Π., αλλά και όσων απορρίφθηκαν κατά την διαδικασία εκλογής. Η πρώτη αυτή κατηγορία περιέχει ιδιαίτερα σημαντικά αρχεία- όπως οι εργασίες, οι Ακαδημαϊκές Διατριβές και οι υφηγεσίες των καθηγητών της Πολυτεχνικής Σχολής- τα οποία με σωστή αξιοποίηση θα μπορούσαν να προβάλλουν το έργο της Πολυτεχνικής Σχολής.

Κατηγορία 2: «Διοικητικά»

Η δεύτερη κατηγορία περιέχει αρχεία σχετικά με κτιριακά, οικονομικά και υπαλληλικά θέματα.

Κατηγορία 3: «Φοιτητικά»

Η τρίτη κατηγορία διαιρείται σε 4 μέρη:

  • Αγρονόμων Τοπογράφων Μηχανικών
  • Αρχιτεκτονικής,
  • Πολιτικών Μηχανικών,
  • Διάφορα

Τα τρία πρώτα μέρη περιέχουν αρχεία των αντίστοιχων Τμημάτων σχετικά με φοιτητικά θέματα. Το τέταρτο μέρος περιέχει αρχεία από όλα τα Τμήματα είτε πριν από το χωρισμό τους είτε όσων Τμημάτων δεν έχουν δική τους κατηγορία. Οι φάκελοι «Φοιτητικά» περιέχουν αιτήσεις, δικαιολογητικά και αποφάσεις μετεγγραφών εξωτερικού και εσωτερικού, βαθμολογίες φοιτητών ανά έτος και ανά μάθημα, και καταστάσεις φοιτητών.

Κατηγορία 4: «Φ.Ε.Κ.»

Την τέταρτη κατηγορία αποτελούν τα Φ.Ε.Κ. από το 1974 - 1982 και δεν έχουν υποστεί κάποια επεξεργασία.

Διδακτορικά υφηγεσίες

Από το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης (ΕΚΤ) και από την Κεντρική Βιβλιοθήκη του Α.Π.Θ. συγκεντρώθηκαν στοιχεία για τα διδακτορικά και τις υφηγεσίες που εκπονήθηκαν στην Π.Σ.. Έτσι για το κάθε ένα από αυτά υπάρχουν τα στοιχεία ταυτότητας (συγγραφέας, τίτλος, επιβλέπων καθηγητής κ.τ.λ.) και μια περίληψη του περιεχομένου τους.

Οι φάκελοι των φοιτητών

Έχει γίνει καταγραφή των στοιχείων που βρίσκονται στους καταλόγους των φοιτητών σε βάση δεδομένων από τα Τμήματα:

  • Αρχιτεκτονικής
  • Πολιτικών Μηχανικών
  • Αγρονόμων Τοπογράφων Μηχανικών

Το ηλεκτρονικό αρχείο που δημιουργήθηκε περιλαμβάνει στοιχεία ανάλογα με αυτά που καταχωρίζονται σήμερα στις Γραμματείες των Τμημάτων. Τα στοιχεία των φοιτητών των υπολοίπων Τμημάτων (Χημικών Μηχανικών, Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανολόγων Μηχανικών) δεν καταγράφηκαν, διότι οι Γραμματείς των ως άνω Τμημάτων εξέφρασαν τις επιφυλάξεις τους με το σκεπτικό ότι παραβιάζεται το απόρρητο των προσωπικών δεδομένων.